Legal English Shot – Comment dit-on «fondé de procuration» et «mandataire commercial» en anglais?

Quelques termes en lien avec la représentation et les droits de signature au sein des entreprises

Une société est en général représentée par les membres de son organe exécutif (Exekutivorgan; organo esecutivo; governing body), inscrits au registre du commerce. Par exemple, pour la société anonyme, il s’agit des membres suivants (traductions recommandées par exemple pour les traductions anglaises de statuts):

Si les statuts ou le règlement d’organisation de la SA le prévoient, le droit de représenter la société peut être délégué à des personnes, qui seront elles aussi inscrites au registre du commerce (traductions recommandées par exemple pour les traductions anglaises d’extraits du registre du commerce):

Les membres du conseil d’administration et de la direction, c’est-à-dire les «organes» au sens des art. 55 CC et 40 CO, sont appelés en anglais «corporate officers» ou «directors and officers». Ainsi, la responsabilité des organes au sens de l’art. 754 CO se traduit par «directors and officers liability» ou «d&o liability».

Il convient de ne pas les confondre avec les «organes de la société» («corporate bodies») que sont l’assemblée générale, le conseil d’administration et l’organe de révision.

Les organes formels («de jure officers») sont inscrits au registre du commerce et disposent en général d’un droit de signature, individuel ou collectif. En anglais, l’on parle alors d’«authorized corporate officers» «with individual/sole or joint signing authority». Le droit de signature donne à la personne autorisée le pouvoir d’effectuer tous les actes juridiques qui servent le but de l’entreprise et de conclure les contrats correspondants.

Les autres employés autorisés à représenter la société et inscrits au registre du commerce sont appelés «fondés de procuration» ou «fondés de pouvoir» (Prokurist; procuratore). Il n’existe pas d’équivalent direct pour ce concept en droit anglo-saxon. Le terme «authorized company signatory» (éventuellement suivi du terme français, allemand ou italien) rendra cependant bien l’idée d’un employé formellement autorisé à représenter la société, sans référence à une quelconque qualité d’organe. Les traductions «authorized representative» ou «authorized agent» sont moins convaincantes, en ce qu’elles font référence à tout représentant autorisé (p. ex. avocat ou mandataire), souvent au bénéfice d’une procuration limitée à une seule affaire. De même, «attorney-in-fact» et «proxy» se réfèrent en général à des représentants tiers (et non à des employés ou à des organes de la société). «Proxy» s’utilise en particulier en référence au droit de représenter des droits de vote dans le cadre d’une assemblée générale (independent proxy = représentant indépendant; unabhängiger Stimmerchtsvertreter; rappresentante indipendente).

La procuration (individuelle ou collective) accordée aux fondés de procuration leur permet d’accomplir les mêmes actes que les organes formels, à l’exception de l’achat et de la vente d’immeubles. En anglais, l’on pourra donc parler de «limited signing authority» (terme selon nous préférable à «power of attorney», qui fait plutôt référence à des pouvoirs de représentation accordés à des mandataires externes). La traduction «agent signature» proposée par le registre du commerce suisse (zefix.ch) ne nous semble pas non plus idéale: en effet, ce terme fait plutôt référence à une notion technique (mode de signature de courriers électroniques) et laisse elle aussi supposer que celui qui en bénéficie est un «agent», à savoir un mandataire externe.

En Suisse, dans leur signature, les fondés de procuration ajoutent «par procuration» ou «p.p.» (en allemand et en italien: «per procura», «per procura autoritate» ou «ppa.»). En anglais, l’on peut ajouter «on behalf of [nom de la société]»; les expressions «per procurationem», «per pro» ou «p.p.» sont plus communément utilisées lorsqu’une personne signe au nom d’une autre (p. ex. secrétaire signant pour le compte du président) plutôt que lorsqu’une personne signe au nom de la société.

Enfin, le terme «mandataire commercial» (Handlungsbevollmächtigter; agente di negozio), faisant référence à un employé autorisé à représenter la société pour les actes juridiques habituels de l’entreprise sans être inscrit au registre du commerce, peut se traduire en anglais par «authorized clerk» (éventuellement suivi du terme français, allemand ou italien). Dans le monde anglo-saxon, ce terme est employé avant tout (1) dans le domaine boursier pour faire référence à des employés (et non des mandataires) autorisés à effectuer certaines transactions dans la corbeille, ainsi que (2) dans les études d’avocats, pour faire référence à des employés autorisés à signer au nom d’un avocat pour certaines transactions. L’avantage de cette traduction est qu’elle souligne le fait que le mandataire commercial n’est pas un représentant externe à la société et qu’il n’a pas qualité d’organe formel. La traduction «commercial agent», souvent proposée par des auteurs suisses, doit à notre sens être évitée, puisque ce  terme anglais se réfère clairement à un représentant professionnel indépendant concluant des affaires pour le compte de différents mandants.

En Suisse, les mandataires commerciaux ajoutent «par ordre» ou «p.o» dans leur signature (en allemand: «in Vertretung» ou «i.V.»; en italien: «per ordine» ou «p.o.»). En anglais, nous recommandons d’ajouter simplement «authorized clerk», qui indiquera mieux le statut du signataire que des expressions plus vagues telles que «by proxy».